Una de las principales variables que determinan la sostenibilidad de una empresa en el tiempo, es su capacidad de establecer con certeza, su estructura de costos. Entiéndase por estructura de costos, la determinación de los puntos mínimos y máximos que una organización puede tolerar en sus relaciones comerciales, para ser rentable y duradera. Seguramente usted es un empresario al frente de una empresa comercial o de servicios, e inmediatamente a pensado: “Esto debe ser para las empresas que fabrican un producto”, pero en realidad NO es así, todas las empresas deben tener claro los costos en los que incurre para poder operar normalmente, pues de lo contrario, estará en riesgo de sobrepasar los límites y es ahí cuando llegan los problemas financieros.

Iniciaremos definiendo COSTOS, lo cual no es más que el sacrificio económico que debe hacer una empresa, por poner determinado producto o servicio en las manos del usuario final. Está aquí todo es sencillo, pero la complejidad inicia cuando se requiere identificar los costos según su comportamiento frente al nivel de operación de la empresa. Es decir, hay costos que son indiferentes a la cantidad de bienes o servicios que la empresa produzca o venda en un periodo, mientras que otros están alineados a estos cambios, lo cual obliga a que se deban tratar de manera diferente. Pero como el tema es un poco “espinoso”, vamos a abordarlo pronto, le aseguro que buscaremos la forma de hacerlo fácil.

1. ¿Qué necesito comprar, pagar o producir, para tener como resultado final mi producto, listo para ser entregado al cliente? Aquí usted se encontrará un SIN NÚMERO de conceptos que variarán según su sector, pero que seguramente no faltarán muchos de estos:

PARA EMPRESAS PRODUCTORAS (Compran materia prima y la transforman en un producto final)

* Compra de la Materia Prima

* Salario de los operarios de planta

* Salario de los supervisores de planta

* Salario de los almacenistas

* Artículos o materiales necesarios para terminar el producto. Estos pueden ser distintos según la Industria (Pegamentos, clavos, lijas, etc.)

* Mantenimiento, energía, arriendo o simplemente el desgaste de las máquinas utilizadas en la planta de producción.

* Bodegaje o almacenamiento de las materias primas y demás productos en proceso y terminados.

* Arriendo de la planta de producción.

PARA EMPRESAS COMERCIALES (Compran y venden productos YA terminados)

* Valor de compra del Bien

* Transporte desde el lugar de origen, hasta sus manos.

* Impuestos que NO puede DESCONTARSE en sus declaraciones tributarias

* Comisiones a distribuidores, vendedores o asesores comerciales

* Arriendo de bodegas, mostradores o lugares de exhibición.

* Salarios del personal de marketing, impulso, venta o control logístico del producto.

* Mantenimiento, energía, arriendo o simplemente el desgaste de las máquinas o equipos necesarios para conservar el producto en buen estado (Tal es el caso de los refrigerados que utilizan las empresas que comercializan alimentos).

PARA EMPRESAS DE SERVICIOS (Venden mano de obra o conocimiento en un área específica)

Este tipo de empresas las dejamos para el final, porque la determinación de su costo es un poco compleja, dado que NO estamos hablando de productos tangibles, sino de intangibles, por ello, el cálculo del costo estará más ligado a variables como: Experticia en el área, Capacidad técnica del prestador de servicios, capacidad de atención (recuerde que al hablar de personas existe la limitación del TIEMPO), entre otras. Estas empresas tienen una tarea distinta y hablaremos de ellas en nuestro artículo de la próxima semana. Si aún no se suscribe, lo invitamos a que lo haga y le notificaremos a su correo electrónico cuando tengamos nueva información para usted.

2. La segunda pregunta que debe hacerse es: ¿Estos costos cambiarán si mi nivel de producción (o ventas) aumenta? De aquí se desprende la definición de COSTO FIJO y COSTO VARIABLE. El primero es aquel valor PERMANENTE que usted debe pagar sin importar cuan bien o mal le vaya durante un periodo. Los variables son aquellos valores que se incrementan o disminuyen en proporción con las ventas o la producción. Por ejemplo, si usted necesita producir más, también necesitará MÁS MATERIA PRIMA, pero NO necesitará pagar un mayor valor de arriendo (¿Si nota la diferencia?). Analice los conceptos descritos en el punto 1 y empiece a clasificar, encontrará que algunos conceptos, como: ARRIENDOS y SALARIOS, se mantendrán igual en el tiempo (a menos que pague horas extras, lo cual es otra variable), pero los demás cambiarán en la medida que la operación lo haga.

En este punto usted se estará preguntando: ¿Es importante hacer esta clasificación?… y la respuesta es !!POR SUPUESTO!!, pero veremos porqué en unos momentos.

Para una empresa comercial, al no tratarse de una producción real (pero entendiendo que también necesitan conocer sus costos) su cálculo no resulta tan sencillo. Primero deben tener claro que sus productos NO SON HOMOGENEOS, por lo que deberán agruparlos por líneas. Sigamos el ejemplo de una ferretería, sus líneas serían: Productos eléctricos, maquinaria agrícola, materiales de construcción, etc. Para estas empresas es indispensable agrupar los productos homogéneos para que la asignación del costo unitario sea más certera. Así las cosas ya tenemos las unidades de medida, en la empresa industrial y la comercial.

Esto significa, que debo tomar el TOTAL de los costos por cada concepto, FIJOS Y VARIABLES (los descritos en la primera pregunta), y dividirlos entre la unidad de medida, teniendo como resultado, el COSTO UNITARIO. Suponiendo que la suma de todos los conceptos sea de $3.000.000 y la cantidad de productos vendidos (en el caso de que la unidad de medida sea productos y NO horas de trabajo o máquina) sea 500 Unidades, el COSTO UNITARIO será de $6.000 ($3.000.000/500).Cuando usted haga esto por primera vez, será sobre las unidades vendidas en el periodo anterior, pero esto le servirá de base para conocer su costo en los periodos futuros.

Significa que una empresa debe vender sus productos por encima de dicho valor, agregándole obviamente, el margen que espera ganar para que su empresa siga creciendo. Si usted es una empresa productora, esto debe ser sencillo para usted y “pan” de todos los días, por lo cual el ejemplo le resulta sencillo, pero para las empresas comerciales, esto no es una costumbre, por lo que terminan vendiendo sus productos considerando ÚNICAMENTE el valor de compra, lo cual les impide establecer un precio que les permita sostenerse y crecer en el tiempo, de ahí de donde al final se terminan escuchando cosas como: “Mucho trabajo, pero la plata NO se ve”. Claro, usted no está considerando que su empresa tiene costos que van más allá de la compra.

Si, está pensando: ¿Al final de que me sirvió saber que es VARIABLE y que es FIJO? Pues no lo he olvidado, porque esta es la mejor parte de hacer este ejercicio en una empresa comercial, ya que con ello usted puede establecerse unas metas de ventas mensuales, siguiendo la siguiente fórmula del punto de equilibrio:

* Para conocer el COSTO VARIABLE UNITARIO, simplemente divida el COSTO VARIABLE TOTAL, entre el número de Unidades.

Aquí obtendrá como resultado, una meta clara para su empresa en términos financieros, conocerá límites que usted NO puede obviar si quiere hacer #fácilgerenciar, pues de pasarlos por alto, pondrá en riesgo las finanzas de la empresa.

¿Usted como empresa comercial, había considerado calcular su costo de operación?

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